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Légalisation et apostille – Nouvelle procédure au 1er septembre 2023

A compter du 1er septembre 2023, la légalisation et l’apostille seront principalement délivrées sous forme électronique et seront de la compétence des notaires.

Le système actuel

Les actes publics français qui doivent être produits à l’étranger doivent faire préalablement l’objet, hors cas de dispense, d’une légalisation ou d’une apostille, afin d’établir la véracité de la signature ainsi que la qualité de leur signataire.

Sont des actes publics : les actes d’état civil, les jugements, les diplômes, les extraits de casier judiciaire, les extraits Kbis…

La détermination de la formalité à effectuer est fonction du pays de destination de l’acte public.

La formalité de la légalisation se fait en deux temps :

  1. légalisation par le ministère des affaires étrangères qui permet d’attester de la signature de l’auteur de l’acte
  2. légalisation par l’ambassade ou le consulat de l’Etat étranger sur le territoire duquel l’acte doit produire ses effets (attestation de l’authenticité du cachet du ministère des affaires étrangères).

L’apostille est une formalité allégée unique qui consiste, après la vérification de la qualité de la signature de l’auteur de l’acte, en l’apposition sur l’acte d’un timbre, l’apostille. Cette formalité est effectuée par les Cours d’appel.

Chaque année, en France, environ 230 000 actes publics sont apostillés et 110 000 légalisés.

Le système actuel présente plusieurs inconvénients : les formalités sont effectuées sur des documents en papier et ne sont pas adaptées aux actes électroniques, absence de contrôle effectif : les registres de signatures à vérifier ne sont pas systématiquement actualisés et charge de travail pour les Cours d’appel.

 

La réforme

L’article 16-I de la loi n° 2019-222 du 23 mars 2019 de programmation et de réforme pour la justice a habilité le gouvernement à moderniser par voie d’ordonnance les conditions de délivrance des apostilles et des légalisations.

L’Ordonnance n° 2020-192 du 4 mars 2020 portant réforme des modalités de délivrance de la légalisation et de l’apostille a réformé la procédure :

  • les notaires sont chargés d’accomplir les formalités de la légalisation et de l’apostille sur les actes publics établis par une autorité française et destinés à être produits à l’étranger
  • création d’une base de données nationale dématérialisée des signatures publiques

Le Décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 relatif à la légalisation et à l’apostille des actes publics établis par les autorités françaises précise les modalités.

 

Le nouveau dispositif : ce qui va changer

Définition de la légalisation et de l’apostille

Le décret du 17 septembre 2021 définit la légalisation et l’apostille.

La légalisation est la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature de l’auteur de l’acte, la qualité en laquelle le signataire de l’acte a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu.

L’apostille est le certificat qui atteste de la véracité de la signature de l’auteur de l’acte, de la qualité en laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou du timbre dont cet acte est revêtu.

La détermination de la formalité à effectuer est fonction de l’Etat dans lequel l’acte public doit être produit.

Les documents concernés par la légalisation et l’apostille

Le décret du 17 septembre 2021 énumère les actes publics concernés :

  • les actes émanant des juridictions administratives ou judiciaires, des ministères publics institués auprès de ces dernières et de leurs greffes
  • les actes établis par les huissiers de justice
  • les actes de l’état civil établis par les officiers de l’état civil
  • les actes établis par les autorités administratives
  • les actes notariés
  • les déclarations officielles telles que les mentions d’enregistrement, les visas pour date certaine et les certifications de signatures, apposées sur un acte sous seing privé
  • les actes établis par les agents diplomatiques et consulaires.

Dématérialisation de la procédure de légalisation et de l’apostille

La procédure sera dématérialisée :

  • pour les actes publics établis sous forme électroniques : la demande de délivrance de la légalisation ou de l’apostille pourra être faite en ligne
  • pour les actes publics établis sous format papier : la formalité pourra être effectuée par courrier ou à un guichet. L’autorité compétente réalisera alors une copie numérique de l’acte public et délivrera la formalité sous format électronique.

Transfert de la compétence de la délivrance de la légalisation et de l’apostille aux notaires

Les autorités compétentes pour délivrer la légalisation et l’apostille seront les notaires.

Un arrêté du ministre des affaires étrangères et du ministre de la justice précisera la compétence territoriale des notaires.

Des guichets physiques seront mis en place pour les formalités de légalisation et d’apostille de documents sous format papier.

Création d’une base de données des signatures publiques

Une base de données nationale dématérialisée des signatures publiques sera créée par arrêté du ministre de la justice.

Toute autorité publique dont dépend un signataire d’actes publics susceptibles de faire l’objet de la légalisation ou de l’apostille enregistrera dans la base de données les informations relatives à ce signataire.

Création d’un registre des légalisations et des apostilles

Il sera créé un fichier électronique dans lequel seront enregistrées les légalisations et les apostilles délivrées sous forme électronique.

Le fichier sera tenu par le Conseil supérieur du notariat.

Autre procédure

Pour les extraits de casier judiciaire, la légalisation sera effectuée par le ministère des affaires étrangères.

Entrée en vigueur :

Création de la base de données des signatures publiques : 1er janvier 2023 et pour les autres mesures : 1er septembre 2023.

 

Pour en savoir plus :

Décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 relatif à la légalisation et à l’apostille des actes publics établis par les autorités françaises

Ordonnance n° 2020-192 du 4 mars 2020 portant réforme des modalités de délivrance de la légalisation et de l’apostille

Rapport au Président de la République relatif à l’ordonnance n° 2020-192 du 4 mars 2020 portant réforme des modalités de délivrance de la légalisation et de l’apostille

 

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