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Ordonnance du 2 décembre 2020 et décret du 18 décembre 2020 modifiant les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants

L’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 avait adapté les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19.

Elle était applicable aux assemblées et aux réunions tenues jusqu’au 30 novembre 2020 (décret 2020-418 du 10 avril 2020).

L’ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020 proroge et adapte les règles exceptionnelles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et des autres organes des entités de droit privé dans le contexte de la crise sanitaire qui figurent dans l’ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020.

Le décret n° 2020-1614 du 18 décembre 2020 proroge et modifie le décret n° 2020-418 du 10 avril 2020.

 

I. Champ d’application

Le champ d’application défini par l’ordonnance du 25 mars 2020 n’est pas modifié par l’ordonnance du 2 décembre 2020

Qui est concerné ?

Il s’agit de l’ensemble des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité de droit privé.

L’article 1er de l’ordonnance donne une liste non limitative de ces personnes et entités, comprenant notamment :

– les sociétés civiles et commerciales, y compris les sociétés en participation,

– les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers,

– les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique,

– les coopératives,

– les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle, les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale, les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel,

– les fonds de dotation et les fonds de pérennité, les associations et les fondations.

Quelles sont les assemblées et les organes collégiaux concernés ?

L’ordonnance couvre :

l’ensemble des assemblées, par exemple, les assemblées générales des actionnaires, associés, membres, sociétaires ou délégués, les assemblées spéciales, les assemblées des masses.

– et l’ensemble des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction – tels que, par exemple, les conseils d’administration, conseils de surveillances et directoires.

Quelle est la période d’application des mesures dérogatoires ?

Les dispositions de l’ordonnance du 25 mars 2020 modifiée sont applicables aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 3 décembre 2020 et jusqu’au 1er avril 2021. Cette date correspond au terme de la période transitoire de sortie de l’état d’urgence sanitaire fixé par l’article 2 de la loi du 14 novembre 2020.

L’ordonnance prévoit la faculté de prorogation de tout ou partie de ses dispositions jusqu’à une date fixée par décret en Conseil d’Etat et qui ne peut être postérieure au 31 juillet 2021.

 

II. Les assemblées générales

Quelles sont les mesures dérogatoires ?

1) Tenue des assemblées « à huis clos »

L’article 4 de l’ordonnance du 25 mars 2020 a autorisé, de façon exceptionnelle et temporaire, la tenue des assemblées « à huis clos », c’est-à-dire sans que leurs membres – et les autres personnes ayant le droit d’y assister, tels que les commissaires aux comptes et les représentants des instances représentatives du personnel – n’y participent, que ce soit physiquement ou par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Toutefois, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire peut néanmoins décider que les membres de l’assemblée peuvent participer à la séance par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Conditions pour tenir une assemblée « à huis clos »

L’ordonnance du 2 décembre 2020 modifie les dispositions applicables à la tenue des assemblées « à huis clos » (article 4 de l’ordonnance du 25 mars 2020).

Elle « resserre » la condition pour l’organisation d’une assemblée « à huis clos », en limitant cette possibilité aux cas dans lesquels les mesures restrictives en vigueur à la date de la convocation de l’assemblée ou à la date de sa réunion font effectivement et concrètement obstacle à la présence physique de ses membres à cette dernière.

En outre, l’ordonnance précise que les mesures restrictives susceptibles d’avoir une incidence sur l’organisation de l’assemblée et de conduire à ce qu’elle soit tenue « à huis clos » sont non seulement les mesures qui interdisent ou limitent les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, mais également celles qui interdisent ou limitent les déplacements pour de semblables motifs.

Délégation pour convoquer une assemblée « à huis clos »

L’ordonnance du 2 décembre 2020 permet que la délégation donnée par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée en vue de décider si celle-ci sera tenue « à huis clos » soit donnée à toute personne, et non plus seulement au représentant légal.

Droits des actionnaires des sociétés cotées

L’article 3 de l’ordonnance du 2 décembre 2020 renforce les droits des actionnaires des sociétés cotées dans le cas où l’assemblée générale est organisée « à huis clos » (article 5-1 nouveau de l’ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020).

– l’assemblée générale doit être retransmise en direct, à moins que des raisons techniques rendent impossible ou perturbent gravement cette retransmission.

La société précise, dans la convocation ou dans le communiqué, les conditions dans lesquelles les membres de l’assemblée peuvent assister à la retransmission de l’assemblée en direct.

– la société doit assurer la rediffusion de l’assemblée en différé.

La société assure la rediffusion de l’assemblée en différé sur son site internet dès que possible à l’issue de l’assemblée, et au plus tard avant la fin du cinquième jour ouvré à compter de la date de l’assemblée. Cette rediffusion demeure disponible pendant au moins deux ans.

La retransmission de l’assemblée en direct et sa rediffusion en différé interviennent en format vidéo, ou à défaut, en format audio.

– l’ensemble des questions écrites posées par les actionnaires et des réponses qui y sont apportées doivent être publiées sur le site Internet de la société, dans la rubrique dédiée à cet effet.

Les questions écrites sont prises en compte dès lors qu’elles sont reçues avant la fin du second jour ouvré précédant la date de l’assemblée générale.

2) Consultation écrite des membres de l’assemblée

L’article 6 de l’ordonnance du 25 mars 2020 initiale a facilité le recours à la consultation écrite des membres des assemblées. L’ordonnance du 2 décembre 2020 étend cet assouplissement à l’ensemble des groupements de droit privé pour lesquels il n’est pas déjà prévu par la loi, à l’exception des sociétés cotées.

En cas de consultation écrite des membres de l’assemblée en application des dispositions législatives, réglementaires, statutaires ou issues du contrat d’émission qui régissent l’assemblée, ou de l’article 6 de l’ordonnance du 25 mars 2020 précitée, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire peut décider que les membres de l’assemblée peuvent adresser leur réponse, le cas échéant sous la forme prévue par les dispositions législatives ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission, par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans les documents qui leur sont adressés.

3) Vote par correspondance

L’ordonnance du 2 décembre 2020 étend et assouplit le vote par correspondance (article 6-1 de l’ordonnance du 25 mars 2020).

En cas de vote par correspondance en application des dispositions législatives ou réglementaires qui régissent l’assemblée, des statuts, du contrat d’émission ou de l’article 6-1 de l’ordonnance du 25 mars 2020 précitée, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire peut décider que les membres de l’assemblée peuvent adresser leurs instructions de vote, le cas échéant sous la forme prévue par les dispositions législatives ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission, par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation.

4) Quelles sont les mesures applicables aux assemblées générales ayant déjà été convoquées et dont le lieu ou le mode de participation sont modifiés ?

L’ordonnance du 2 décembre 2020 apporte des aménagements sur les formalités à accomplir en cas de modification des modalités de tenue et de participation de l’assemblée intervenue après convocation (article 7 de l’ordonnance du 25 mars 2020).

1. Décision de tenir l’assemblée selon les dispositions dérogatoires de l’ordonnance

Lorsque que des formalités de convocation de l’assemblée ont été accomplies et que l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire décide de faire application des dispositions de l’ordonnance, les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister en sont informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.

Pour les sociétés cotées, les actionnaires et les autres personnes ayant le droit d’assister à l’assemblée en sont informés dès que possible, et au plus tard trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, par voie de communiqué.

La modification du lieu de l’assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.

2. Décision de ne plus recourir aux dispositions dérogatoires de l’ordonnance

L’ordonnance du 2 décembre 2020 prévoit que, à l’inverse, lorsqu’il est décidé finalement la présence physique à l’assemblée et de ne pas recourir aux dispositions de l’ordonnance et que des formalités de convocation avaient été accomplies, il faut informer les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée selon les conditions indiquées ci-dessus.

Dans ce cas, cette modification et, le cas échéant, la modification du lieu de l’assemblée ne donnent pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constituent pas une irrégularité de convocation.

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